Gmail™サブメールアドレスを利用したラベルによる分類設定

Gmail™を利用した際に複数のメールアドレスを１アカウントで利用することができますが、
受信したメールは同じ受信トレイに対して届きます。
メールアドレスにて用途を分類しているような場合にはラベルとフィルタで管理すると便利です。

Gmailの複数(追加)メールアドレス利用

Gmailで複数のメールアドレスを利用できることはすでにご存じのこととは思いますが、
以下のようなメールアドレスを１アカウントで利用することができます。
※yournameがGoogleアカウントの場合

• your.name@gmail.com（ドット挿入タイプ）
• yourname+suffix@gmail.com（別名付加タイプ）
• yourname@googlemail.com（英独ドメインタイプ）
• your.name+suffix@googlemail.com（複合タイプ）

こうしたメールアドレスの利用についての詳細は以下でご紹介しています。
(無料編)Gmail™サブメールアドレスの設定方法

こうした１つのメールアドレスをサブアドレス形式で利用する用途は、
人それぞれだとは思いますが、私はショッピングカートなどのシステムで、
利用するようなケースでは便利だと思っています。

ショッピングカートなどを利用した場合には、
ビジネスとしての利用になりますので独自ドメインで運用されているかもしれません。

当然、この仕組みは独自ドメインを割り当てた場合も有効です。
（Apps独自ドメイン編）Gmail™サブメールアドレスの設定方法

業務フローに合わせたメールアドレス案

では、上記の仕組みを利用した場合にショッピングカートなどを利用して、
どういった使い方が想定されるでしょうか。

以下は、WordPressのショッピングカートシステムWelCartの基本設定画面の、
メールアドレス指定部分です。

Welcartメールアドレス設定

このように、各業務フローの内容に応じてメールアドレスを複数設定することができるようになっています。

個々に対して以下のように設定するような利用法です。

本来の「info@mydomain.jp」というメールアドレスに対して、
業務ごとに「+sales」や「+contact」「+error」などを付与しています。

受信メールの例

こうした追加のメールアドレスでメールを受信すると、
どのメールアドレスでも１つの受信トレイに対してメールが届くようになります。

このままでは少し、どういうタスクでメールを受信したのかが分かりにくい状態になります。

受信トレイは共通

受注用メールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

受注用メールアドレス例

問合せメールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

問い合わせ用メールアドレス例

送信元メールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

返信先メールアドレス例

エラーメールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

エラー用メールアドレス例

こうした複数のメールアドレス宛てに受信したメールを、
分類整理するにはラベルとフィルタが活用できます。

ラベルとフィルタの指定

Gmailでは様々な条件を指定して、ラベルを付与することができます。
まずはラベルを作成します。

ラベルの追加

Gmailの右上に表示された歯車アイコンをクリックして[設定]をクリックします。

設定

表示された設定画面にて上部のメニューから[ラベル]をクリックします。

ラベルタブ選択

現在設定されているラベルが一覧表示されます。
最下部の[新しいラベルを作成]をクリックします。

新しいラベル

ポップアップが表示されますので作成するラベル名を入力します。
既に作成されているラベルと階層構造で指定することもできます。
[作成]をクリックするとラベルが作成されます。

「受注」ラベル作成

ポップアップが閉じられ一覧に作成したラベルが表示されます。

作成されたラベル

同様にその他のラベルも作成した状態です。

同様にラベルを作成

ラベルを作成したら、ラベルを自動的に付与するフィルタ設定を行います。

フィルタの指定

次にメールアドレスによって、自動的につけるラベルを指定するフィルタを作成します。
上部タブから[フィルタ]を選択します。
表示されたフィルタ一覧部分で[新しいフィルタを作成]をクリックします。

フィルタタブ選択・新しいフィルタ

ポップアップが表示されますので、フィルタする条件を入力します。

ここでは「To.（宛先）」に対して「info+sales@mydomain.jp（受注用メールアドレス）」の場合という
条件を指定しています。
入力が完了したら[この条件でフィルタを作成]をクリックします。

宛先メールアドレスを指定

次にフィルタ条件に該当した際の処理を指定します。
ここでは「ラベルを付ける」にチェックを入れ、付けるラベルから「受注」を選択しています。

受注ラベルを付ける

処理を指定したら[x 件の一致するスレッドにもフィルタを適用する]にチェックを入れ、
既存のメールに対してもラベルを付与します。
設定が完了したら[フィルタを作成]をクリックしてフィルタの作成を完了します。

受信済みのメールにも付与

フィルタ一覧に対して作成したフィルタが表示されるようになります。

作成されたフィルタ

受信トレイに戻ると、今作成した条件のメールに対して「受注」ラベルが付いています。

付与されたラベル

なおラベルの色は「▼」マークから変更することができます。

ラベル色の変更

ラベルの色が変更されました。

変更されたラベル色

作成済みのその他のラベルに対応するフィルタを作成しラベルが付与された状態です。

それぞれ付与されたラベル

サイドメニューからラベル名をクリックするとラベルが付与されたメールのみを確認することができます。

ラベル別表示

さいごに

このようにして条件を指定して、メールアドレスごとにラベルを付与してフィルタリングしたり、
分類したりすることができるようになります。

１つのメールアドレスに対して用途に応じた文字を後ろにつけることで、
様々な応用ができる使い方ではないでしょうか。

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