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Gmail™サブメールアドレスを利用したラベルによる分類設定

      2014/11/22

Google or AdMax Promotion(it)

Gmail™を利用した際に複数のメールアドレスを1アカウントで利用することができますが、
受信したメールは同じ受信トレイに対して届きます。
メールアドレスにて用途を分類しているような場合にはラベルとフィルタで管理すると便利です。

Gmailの複数(追加)メールアドレス利用

Gmailで複数のメールアドレスを利用できることはすでにご存じのこととは思いますが、
以下のようなメールアドレスを1アカウントで利用することができます。
※yournameがGoogleアカウントの場合

  • your.name@gmail.com(ドット挿入タイプ)
  • yourname+suffix@gmail.com(別名付加タイプ)
  • yourname@googlemail.com(英独ドメインタイプ)
  • your.name+suffix@googlemail.com(複合タイプ)

こうしたメールアドレスの利用についての詳細は以下でご紹介しています。
(無料編)Gmail™サブメールアドレスの設定方法

こうした1つのメールアドレスをサブアドレス形式で利用する用途は、
人それぞれだとは思いますが、私はショッピングカートなどのシステムで、
利用するようなケースでは便利だと思っています。

ショッピングカートなどを利用した場合には、
ビジネスとしての利用になりますので独自ドメインで運用されているかもしれません。

当然、この仕組みは独自ドメインを割り当てた場合も有効です。
(Apps独自ドメイン編)Gmail™サブメールアドレスの設定方法

プロモーション(btm)

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業務フローに合わせたメールアドレス案

では、上記の仕組みを利用した場合にショッピングカートなどを利用して、
どういった使い方が想定されるでしょうか。

以下は、WordPressのショッピングカートシステムWelCartの基本設定画面の、
メールアドレス指定部分です。

01_Welcartメールアドレス設定

Welcartメールアドレス設定

このように、各業務フローの内容に応じてメールアドレスを複数設定することができるようになっています。

個々に対して以下のように設定するような利用法です。

本来の「info@mydomain.jp」というメールアドレスに対して、
業務ごとに「+sales」や「+contact」「+error」などを付与しています。

業務フロー メールアドレス メール送信タイミング
受注用メールアドレス info+sales@mydomain.jp 注文内容を受け取るための管理者のメールアドレス。
問合せメールアドレス info+contact@mydomain.jp 問い合わせ内容を受け取るための管理者のメールアドレス。
送信元メールアドレス info@mydomain.jp 購入者にサンキューメールを送る際の送信者アドレス。
エラーメールアドレス info+error@mydomain.jp メールが不達の場合のエラーメールの送信先。

受信メールの例

こうした追加のメールアドレスでメールを受信すると、
どのメールアドレスでも1つの受信トレイに対してメールが届くようになります。

このままでは少し、どういうタスクでメールを受信したのかが分かりにくい状態になります。

06_受信トレイは共通

受信トレイは共通

受注用メールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

02_受注用メールアドレス例

受注用メールアドレス例

問合せメールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

03_問い合わせ用メールアドレス例

問い合わせ用メールアドレス例

送信元メールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

04_返信先メールアドレス例

返信先メールアドレス例

エラーメールアドレスの受信例

以下のようにメールが受信され表示されます。

05_エラー用メールアドレス例

エラー用メールアドレス例

こうした複数のメールアドレス宛てに受信したメールを、
分類整理するにはラベルとフィルタが活用できます。

ラベルとフィルタの指定

Gmailでは様々な条件を指定して、ラベルを付与することができます。
まずはラベルを作成します。

ラベルの追加

Gmailの右上に表示された歯車アイコンをクリックして[設定]をクリックします。

07_設定

設定

表示された設定画面にて上部のメニューから[ラベル]をクリックします。

08_ラベルタブ選択

ラベルタブ選択

現在設定されているラベルが一覧表示されます。
最下部の[新しいラベルを作成]をクリックします。

09_新しいラベル

新しいラベル

ポップアップが表示されますので作成するラベル名を入力します。
既に作成されているラベルと階層構造で指定することもできます。
[作成]をクリックするとラベルが作成されます。

10_「受注」ラベル作成

「受注」ラベル作成

ポップアップが閉じられ一覧に作成したラベルが表示されます。

11_作成されたラベル

作成されたラベル

同様にその他のラベルも作成した状態です。

12_同様にラベルを作成

同様にラベルを作成

ラベルを作成したら、ラベルを自動的に付与するフィルタ設定を行います。

フィルタの指定

次にメールアドレスによって、自動的につけるラベルを指定するフィルタを作成します。
上部タブから[フィルタ]を選択します。
表示されたフィルタ一覧部分で[新しいフィルタを作成]をクリックします。

13_フィルタタブ選択・新しいフィルタ

フィルタタブ選択・新しいフィルタ

ポップアップが表示されますので、フィルタする条件を入力します。

ここでは「To.(宛先)」に対して「info+sales@mydomain.jp(受注用メールアドレス)」の場合という
条件を指定しています。
入力が完了したら[この条件でフィルタを作成]をクリックします。

14_宛先メールアドレスを指定

宛先メールアドレスを指定

次にフィルタ条件に該当した際の処理を指定します。
ここでは「ラベルを付ける」にチェックを入れ、付けるラベルから「受注」を選択しています。

15_受注ラベルを付ける

受注ラベルを付ける

処理を指定したら[x 件の一致するスレッドにもフィルタを適用する]にチェックを入れ、
既存のメールに対してもラベルを付与します。
設定が完了したら[フィルタを作成]をクリックしてフィルタの作成を完了します。

16_受信済みのメールにも付与

受信済みのメールにも付与

フィルタ一覧に対して作成したフィルタが表示されるようになります。

17_作成されたフィルタ

作成されたフィルタ

受信トレイに戻ると、今作成した条件のメールに対して「受注」ラベルが付いています。

18_付与されたラベル

付与されたラベル

なおラベルの色は「▼」マークから変更することができます。

19_ラベル色の変更

ラベル色の変更

ラベルの色が変更されました。

20_変更されたラベル色

変更されたラベル色

作成済みのその他のラベルに対応するフィルタを作成しラベルが付与された状態です。

21_それぞれ付与されたラベル

それぞれ付与されたラベル

サイドメニューからラベル名をクリックするとラベルが付与されたメールのみを確認することができます。

22_ラベル別表示

ラベル別表示

さいごに

このようにして条件を指定して、メールアドレスごとにラベルを付与してフィルタリングしたり、
分類したりすることができるようになります。

1つのメールアドレスに対して用途に応じた文字を後ろにつけることで、
様々な応用ができる使い方ではないでしょうか。


*本ページ内に記載されされた各社ブランド、サービス名、商標、登録商標については、
各社ブランドのロゴや商標等に関する帰属についてをご確認ください


最後までお読みいただきありがとうございました。
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